Limosa

Vous êtes un employeur et vous chargez un employé d’une mission en Belgique ? Vous êtes un indépendant et vous vous rendez en Belgique pour une mission en Belgique ?

Dans ces deux cas, vous devez remplir une déclaration obligatoire, dite Limosa. En effet, toute personne non assujettie à la sécurité sociale belge qui vient travailler temporairement et/ou partiellement en Belgique doit pouvoir présenter une preuve de déclaration Limosa-1. Sans celle-ci, vous êtes passible de sanctions pénales ou administratives.

L’Etat belge souhaite créer un cadre plus attractif pour l’occupation correcte de travailleurs détachés en Belgique. Une attention particulière est portée à leurs droits et aux conditions de travail. Dans ce cadre, l’obligation Limosa est en vigueur depuis le 1er avril 2007.

Remplir une déclaration Limosa simplifie vos obligations administratives en Belgique, entre autres en ce qui concerne :

  • l’établissement et la tenue à jour du règlement de travail et de documents pour les travailleurs à temps partiel
  • le registre du personnel
  • le compte individuel
  • le décompte salarial

La déclaration Limosa constitue le premier pas vers une occupation légale en Belgique dans le respect des règles européennes. Il s’agit d’une obligation légale. Le non-respect de cette obligation peut donner lieu à des sanctions pénales ou administratives.

Les personnes et organisations suivantes peuvent être sanctionnées :

  • l'employeur ou son préposé ou mandataire
  • le travailleur indépendant détaché

Tous ceux chez lesquels ou pour lesquels les activités sont exécutées en Belgique peuvent également être poursuivis, s'ils ne signalent pas la non-présentation d'une preuve de déclaration Limosa aux autorités.

Signaler une non-présentation d’une preuve de déclaration Limosa

Travailleurs

La Limosa s’adresse aux travailleurs salariés qui sont envoyés pour travailler temporairement ou partiellement en Belgique. Autrement dit, il s'agit de travailleurs qui :

  • travaillent habituellement dans un autre pays que la Belgique ;
  • sont embauchés dans un autre pays que la Belgique.

Indépendants

Une déclaration est exigée pour tout indépendant qui vient exercer temporairement une activité d'indépendant en Belgique, sans y résider de façon permanente.

Il existe des exemptions à cette obligation générale. Elles dépendent des motifs de la venue en Belgique et de la durée du séjour.

Les activités suivantes sont exemptées de l’obligation de déclaration :

  • transport international : les travailleurs et indépendants du secteur du transport international de personnes et de marchandises sont exemptés, excepté en cas d'activités de cabotage en Belgique.
  • congrès scientifique : les travailleurs et indépendants qui assistent à des congrès scientifiques en Belgique sont exemptés.
  • réunions en cercle restreint : les travailleurs et indépendants qui assistent à des réunions en cercle restreint (pourparlers en matière de stratégie, négociations de contrats avec un client, entretiens d’évaluation…) sont dispensés. Pour bénéficier de cette exemption, ils ne peuvent être présents à ce type de réunions plus de 60 jours par an en Belgique. Chaque réunion ne peut s’étendre sur plus de 20 jours civils successifs.
  • installation et assemblage de biens : les travailleurs et indépendants envoyés en Belgique pour l'assemblage initial et/ou la première installation d'un bien sont exemptés. Il doit s'agir de travailleurs qualifiés et/ou spécialisés de l'entreprise qui fournit le bien en question ou de l'indépendant qui le fournit. La durée des travaux visés ne peut dépasser 8 jours. Cette exemption ne s'applique pas aux activités du secteur de la construction.
  • travaux urgents de réparation et d'entretien : les techniciens spécialisés d'entreprises étrangères et les indépendants sont exemptés s'ils viennent en Belgique pour exécuter des travaux urgents d'entretien ou des travaux urgents de réparation sur des machines ou équipements. Les machines ou équipements doivent avoir été livrés par leur employeur ou par les indépendants eux-mêmes à l'entreprise où la réparation/l'entretien a lieu. Ces techniciens ne peuvent rester plus de 5 jours par mois sur le territoire belge.
  • hommes d'affaires indépendants : les hommes d'affaires indépendants sont exemptés s'ils ne séjournent pas plus de 5 jours par mois sur le territoire belge pour leurs activités. Les gestionnaires et mandataires d'entreprise indépendants sont également exempts de déclaration s'ils participent à des comités d'entreprise et à des assemblées générales d'entreprise en Belgique. Ils ne peuvent, eux non plus, séjourner plus de 5 jours par mois en Belgique pour ces activités.
  • sportifs : les travailleurs d'entreprises étrangères sont exempts de déclaration s'ils viennent en Belgique pour participer à des compétitions sportives internationales. Ils ne peuvent séjourner en Belgique que pour la durée de la compétition, jusqu'à 3 mois maximum par année calendrier.

  • Cette exemption s'applique également aux :
    • arbitres ;
    • accompagnateurs ;
    • représentants officiels, membres du personnel et toute autre personne reconnue par les fédérations sportives internationales ou nationales.
    Les sportifs indépendants et leurs accompagnateurs indépendants qui n'ont pas leur résidence principale en Belgique sont exemptés s'ils exercent des prestations professionnelles en Belgique et, à cette fin, séjournent sur le territoire belge pendant 3 mois maximum par année calendrier.
  • artistes : les artistes de renommée internationale sont exemptés à condition que leur séjour sur le territoire belge pour ces activités n'excède pas 21 jours par trimestre. Cette exemption s'applique également aux accompagnateurs dont ils ont besoin pour le déroulement du spectacle et qui viennent en Belgique en tant que travailleurs. Il en est de même pour les artistes indépendants et leurs accompagnateurs indépendants qui n'ont pas leur résidence principale en Belgique.
  • scientifiques : ils sont exemptés s’ils participent sur le territoire belge à un programme scientifique dans une université d’accueil ou une institution scientifique. Leur séjour ne peut pas dépasser 3 mois par année calendrier.
  • personnel d’administrations publiques
  • personnel d’institutions internationales : pour autant que le statut de cette institution soit réglementé par un traité ratifié.
  • diplomates

Vous devez d’abord créer un compte utilisateur avant de pouvoir accéder au service en ligne sécurisé Limosa.

Pour chaque mission, vous devez effectuer une déclaration Limosa. Pour ce faire, munissez-vous du numéro de TVA du pays d’établissement de l’employeur ou de l’indépendant.

Quelles données déclarer ?

Avant de remplir une déclaration, vous devez être en possession de certaines données.

Travailleur ou un indépendant

Données générales

Pour un travailleur ou un indépendant,  les données suivantes doivent être introduites :
  • le lieu où les prestations sont effectuées en Belgique ( jusqu'à 5 lieux d'occupation dans une déclaration)
  • les données d'identification du client ou du donneur d'ordre belges (jusqu’à 10 clients belges dans une déclaration)
  • la période de détachement (maximum 24 mois par déclaration)
  • les données d'identification du travailleur ou de l'indépendant (jusqu’à 10 travailleurs dans une déclaration)
  • l’horaire de travail

Données additionnelles pour un travailleur

Pour un travailleur, des données supplémentaires sont demandées :

  • les données d'identification de l'employeur
  • les coordonnées et les données d'identification de la personne de liaison (son nom, prénom, date de naissance, ses adresses physiques et électroniques, numéro de téléphone et la qualité dans laquelle agit cette personne de liaison). Cette personne est chargée d’assurer la liaison avec les autorités belges et peut, si nécessaire, transmettre des documents et recevoir des avis. Si une déclaration a déjà été faite pour cet employeur, le système reprend les données de la dernière personne de liaison. Vous pouvez les accepter ou les modifier. Plus d'informations sur la personne de liaison.
  • en cas de travail intérimaire, le numéro d'agrément de l’entreprise étrangère de travail intérimaire. L’employeur à déclarer est l’employeur légal. C’est donc bien le bureau de travail intérimaire qui a conclu un contrat de travail temporaire avec l’intérimaire détaché qui doit être déclaré.
  • Pour pouvoir détacher du personnel en Belgique, un bureau de travail intérimaire étranger doit disposer d’un agrément auprès de la Région (Bruxelles, Flandres, Wallonie) dans laquelle les prestations sont effectuées.
  • la nature des services (liste des secteurs : construction – transformation de la viande – secteur agricole – nettoyage – sécurité – ICT – institutions financières et assurances – production et distribution d’électricité, de gaz et d’eau – soins de santé et services sociaux – hôtels et horeca – personnel d’entretien – constructions métalliques – travaux d’installation électrique – pétrochimie – transport et distributions – industrie  du bois et de l’ameublement – commerce d’autres biens de consommation – autres)
  • Pour les activités dans le secteur de la construction (CP n°124) l'employeur doit communiquer s'il verse à ses travailleurs une prime comparable au système des "timbres fidélité" en Belgique.
    Un régime comparable aux timbres fidélité implique que l’employeur est tenu, en application des régimes en vigueur dans son pays, de payer en plus du salaire normal,  une prime (prime de fin d’année ou 13e mois).  En général, il s’agit d’une prime qui est octroyée chaque année et dont le montant correspond environ à un mois de salaire. Les indemnités relatives aux vacances annuelles des travailleurs et les indemnités de détachement ne sont pas visées.

La preuve de déclaration Limosa-1 doit être présentée avant le début des activités en Belgique.

Si la durée de la mission est supérieure à la durée initialement déclarée, une nouvelle déclaration doit être introduite.

Lorsque vous finalisez la déclaration, le dernier écran affiche immédiatement un accusé de réception : la preuve de déclaration Limosa-1. Vous devez présenter cette preuve de déclaration à votre client belge avant de commencer vos activités. Si vous n’êtes pas en mesure de la présenter, votre client est contraint d’avertir les autorités belges.

La preuve de déclaration Limosa-1 comporte un code QR qui vous permet d'enregistrer facilement dans Checkinatwork des personnes qui exécutent des travaux immobiliers. Depuis le 14 avril 2015, le code QR contient également les principales données de la déclaration Limosa.

Plus d'informations sur le code QR

En tant qu’employeur, lorsque vous vous acquittez de la déclaration obligatoire Limosa, vous avez plusieurs avantages :

  • Vous ne devez plus établir certains documents sociaux belges pour la mission en question :
    • règlement de travail ;
    • registre du personnel ;
    • règles en vigueur pour le contrôle des travailleurs à temps partiel.
  • Vous ne devez plus établir de compte ni de décompte salarial individuel (par période de paiement), à condition d’être en mesure de présenter des documents salariaux équivalents établis selon la législation en vigueur dans le pays d’origine. Une double administration des salaires est ainsi évitée.
  • En respectant la déclaration Limosa, vous améliorez votre position sur le marché belge. Les clients ou donneurs d’ordre ont une plus haute estime de votre fiabilité.

Plus d’informations sur les avantages de la Limosa