Checkinatwork

Bent u een buitenlandse aannemer en sluit u op het Belgische grondgebied rechtstreeks met een opdrachtgever (bouwheer) een contract af? Heeft het contract betrekking op werken in onroerende staat of activiteiten in de vleessector?

Dan bent u verplicht tot aangifte van werken en aanwezigheidsregistratie. Voer deze aangiften in via de onlinediensten ‘Aangifte van werken’ en ‘Checkinatwork’. Om deze diensten te gebruiken, hebt u een beveiligde toegang tot het portaal van de Belgische sociale zekerheid nodig. Deze toegang vraagt u aan met behulp van dit aanvraagformulier

De werkplaatsen waarvoor Checkinatwork gebruikt wordt, moeten aangegeven zijn in de Aangifte van werken.

Wilt u graag meer weten? Bekijk dan het Checkinatwork-filmpje.

Checkinatwork is de onlinedienst voor de aanwezigheidsregistratie bij werken in onroerende staat en activiteiten die behoren tot de vleessector.

Het gaat om de registratie van:

  • iedereen die werken in onroerende staat uitvoert op een werkplaats waarvan de totale kost gelijk is aan of hoger is dan een specifiek drempelbedrag, en
  • iedereen die activiteiten uitvoert in verband met vleesbereidingen of vleesproducten en het slachten of uitsnijden van hoefdieren, gevogelte en konijnen in inrichtingen onderworpen aan de erkenning (erkenningen, toelatingen en voorafgaande registraties) van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV).

Het systeem omvat verschillende parallelle kanalen: een onlinedienst (desktop en mobiel), een gateway en een webservice. Checkinatwork is gekoppeld aan de Aangifte van werken.

Checkinatwork is zowel voor buitenlandse werkgevers als werknemers bestemd:

  • U geeft er als werkgever of aannemer die werken in onroerende staat of in de vleessector uitvoert de mensen mee aan die aanwezig zijn op bepaalde werkplaatsen. Het systeem registreert wie aanwezig is op welke plaats en wanneer.
  • De dienst biedt ook een registratiemethode aan de buitenlandse werknemers of zelfstandige aannemers. Zij moeten zich ervan verzekeren dat hun aanwezigheid op de werkplaats geregistreerd is. Ze kunnen zich overigens in het systeem aanmelden voordat ze aangekomen zijn op de werkplaats.

De aanwezigheidsregistratie is verplicht:

  • Voor iedereen die werken in onroerende staat uitvoert op een werkplaats waarvan de totale kost, exclusief BTW, gelijk is aan of hoger is dan een specifiek drempelbedrag:
    De werken zijn begonnen... Drempelbedrag
    In de periode van 01/04/2014 tot en met 29/02/2016 800 000 euro
    Na 29/02/2016 500 000 euro
    U moet de aanwezigheden registreren zodra dit bedrag bereikt is, aan het begin van de werken of tijdens de werken.
  • voor iedereen die activiteiten uitvoert in verband met vleesbereidingen of vleesproducten en het slachten of uitsnijden van hoefdieren, gevogelte en konijnen in inrichtingen onderworpen aan de erkenning (erkenningen, toelatingen en voorafgaande registraties) van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV).

De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt zowel bij de persoon die iemand uitstuurt om te werken, als bij de persoon die het werk doet. Zij moeten onderling afspreken wie de registratie doet, en beide partijen kunnen controleren of de registratie gebeurd is.

Via l'un des canaux disponibles, le travailleur ou indépendant étranger peut :

  • zichzelf registreren door de QR-code op zijn Limosaformulier L1 te scannen met een QR-lezer,
  • zich laten registreren door een vertegenwoordiger van een Belgische onderneming, een collega of een teamleider die over een beveiligde toegang tot de onlinedienst Checkinatwork beschikt,
  • zich laten registeren door een vertegenwoordiger van een Belgische onderneming, een collega of een teamleider die de QR-code op zijn Limosaformulier L1 scant met behulp van een QR-lezer, of
  • zich laten registreren door een buitenlandse onderneming die beschikt over een beveiligde toegang tot de onlinedienst Checkinatwork.

Als buitenlandse aannemer kunt u zelf aanwezigheidsregistraties doen door de QR-codes van Limosa1-documenten te scannen via de mobiele onlinedienst. U hebt daarvoor geen beveiligde toegang tot het portaal nodig.

Om de onlinedienst Checkinatwork te gebruiken en aanwezigheden te registreren, raadplegen en annuleren, vult u het aanvraagformulier voor een beveiligde toegang tot het portaal van de Belgische sociale zekerheid.

Om het formulier in te vullen, heeft u de volgende gegevens nodig:

  • een Belgisch ondernemingsnummer (KBO-nummer);
  • een hoofdtoegangsbeheerder van de eigen onderneming. Deze hoofdtoegangsbeheerder heeft een Belgisch rijksregisternummer of een bisnummer nodig.

Als u niet beschikt over deze identificatienummers, wordt u tijdens het invullen van het formulier doorverwezen naar de onlinediensten (Aangifte van Werken en Limosa) waarmee u ze kunt krijgen.

Binnen de twee weken na uw aanvraag ontvangt u de toegangen voor de Hoofdtoegangsbeheerder per post.

De registratie moet gebeuren vóór de persoon die de werken in onroerende staat uitvoert aan het werk gaat.

De aanwezigheidsregistratie van de werknemer of zelfstandige onderaannemer moet dagelijks of voor elke werkdag gebeuren.

Meer info over Checkinatwork? Bekijk de animatiefilm

De registratie is heel flexibel. Er bestaan vier verschillende kanalen die u kunt afwisselen zoals u wenst. U kunt kiezen tussen een melding ter plaatse of vanop afstand.

De buitenlandse werknemer moet altijd het bewijs van zijn Limosa-aangifte op zak hebben (L1-document). Om zijn aanwezigheid te registreren moet hij enkel de QR-code scannen die terug te vinden is in het L1-document.

Opgelet:

Om een beveiligde onlinedienst te kunnen gebruiken, moet u geregistreerd zijn op het portaal van de Belgische sociale zekerheid.

De onlinedienst via desktop

De onlinedienst biedt u de volgende functionaliteiten:

  • handmatige invoer van gegevens,
  • invoer via de wizard die zich beroept op gegevens uit verschillende databanken,
  • het raadplegen van aanwezigheidsregistraties die u zelf hebt uitgevoerd en die uitgevoerd zijn op de werkplaatsen die u aangaan.

Via de handmatige invoer geeft u gelijk welke werknemer of onderaannemer aan:

  • bestaand personeel;
  • nieuwe werknemers;
  • buitenlandse werknemers;
  • zelfstandigen.

De wizard van de onlinedienst is speciaal ontworpen om registraties in grote hoeveelheden te vergemakkelijken. Met de wizard kunt u:

  • gegevens uit de databanken van Dimona en de Aangifte van Werken verzamelen en hergebruiken;
  • meerdere werknemers tegelijk registreren;
  • werknemers registreren voor meerdere dagen;
  • werknemers van uw onderaannemers registreren op basis van de bestaande registraties.

U heeft nodig:

  • een pc,
  • een internetverbinding, en
  • een beveiligde toegang tot dit portaal.

De mobiele onlinedienst

De mobiele versie van de onlinedienst heeft alle functies van de desktopversie:

  • handmatige invoer,
  • wizard, en
  • gebruik van QR-codes van de Limosa-aangifte en afdrukken van posters voor de werkplaats.

U hebt nodig:

  • een smartphone,
  • een internetverbinding, en
  • een beveiligde toegang tot het portaal van de sociale zekerheid.

Bent u een zelfstandige onderaannemer? Om de mobiele onlinedienst te kunnen gebruiken, vraagt u op voorhand met uw eID en kaartlezer Bent u een zelfstandige onderaannemer? Om de mobiele onlinedienst te kunnen gebruiken, vraagt u op voorhand met uw eID en kaartlezer aan.

Bekijk het animatiefilmpje over de mobiele onlinedienst Checkinatwork.

De Gateway

Om een gateway te kunnen opzetten, moet de lokale beheerder u toegang geven tot de ‘Checkinatwork Gateway’ via de onlinedienst Toegangsbeheer.

De registratie gebeurt op de werkplaats waarbij de gateway als een soort toegangspoort functioneert. De aannemer die de werken aangegeven heeft, of de bouwdirectie, initialiseert de gateway met zijn gebruikersnaam en wachtwoord. Hij stelt een computer ter beschikking waarmee de werknemers of zelfstandige onderaannemers zich kunnen aanmelden. Dit kan met:

  • eID,
  • rijksregisternummer of
  • Limosanummer.

U hebt nodig:

  • een computer op de werkplaats,
  • een eID-kaartlezer, en
  • een internetverbinding.

Toegang tot de gateway.

Bekijk het animatiefilmpje over de gateway van Checkinatwork

Bekijk een korte reportage over het gebruik van de gateway.

De webservice

Uw bestaand systeem communiceert met de webservice om de aanwezigheid op werkplaatsen te registreren. U kunt hem integreren met uw planningssysteem, track-and-trace of registratiesysteem. Neem contact op met uw softwareleverancier om de webservice te installeren.

Met deze webservice registreert en annuleert u aanwezigheden op de werkplaats.

U hebt nodig:

  • uw eigen registratiesysteem, en
  • een softwareontwikkeling om verbinding te maken met de database van Checkinatwork.

Om de webservice te gebruiken, doorloopt u de volgende stappen:

Bekijk het animatiefilmpje over de webservice van Checkinatwork.

Bekijk een korte reportage over het gebruik van de webservice.

Technische informatie

Opgelet:

De RSZ wenst te benadrukken dat hij aan de oplossingen van uw softwareleverancier geen enkele certificering toekent, ook al functioneren ze met de webservices die de RSZ ter beschikking stelt. Dit is namelijk niet de taak van de RSZ.

Wees u er ook van bewust dat het feit dat u een beroep doet op een oplossing/software die door een leverancier beheerd wordt, u niet vrijstelt van de aansprakelijkheid die voortvloeit uit de toepassing van de wet.

Welke gegevens worden opgeslagen?

Checkinatwork is een beveiligde dienst die gegevens verzamelt uit verschillende databanken. De aanwezigheidsregistratie verbindt de volgende gegevens die al gekend zijn bij de sociale zekerheid:

  1. De identificatie van een natuurlijk persoon:
    • Zijn rijksregisternummer, of
    • Limosa L1-nummer voor een individu die niet onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid.
  2. De identificatie van ondernemingen of zelfstandigen via hun ondernemingsnummer.
  3. De werkplaats via het nummer van de werkplaats afkomstig van de Aangifte van werken.
  4. De registratiedatum: de dag(en) waarop de betrokken persoon aanwezig zal zijn op de werkplaats.