Checkinatwork

Vous êtes un entrepreneur étranger et vous passez directement un contrat sur le territoire belge avec un donneur d'ordre (maître d'ouvrage) ?  Ce contrat a trait aux travaux immobiliers ou aux activités relevant du secteur de la viande ?

Vous êtes alors soumis(e) à une obligation de déclaration des travaux et d'enregistrement des présences. Effectuez ces obligations via les services en ligne « Déclaration de travaux » et « Checkinatwork ». Pour les utiliser, vous avez besoin d'un accès sécurisé au portail de la sécurité sociale belge. Cet accès s'obtient au moyen du formulaire de demande.

Les lieux de travail pour lesquels Checkinatwork est utilisé doivent être déclarés dans la Déclaration de travaux.

Envie d'en savoir plus ? Découvrez le film d'animation de Checkinatwork.

Checkinatwork est un service en ligne destiné à l'enregistrement des présences dans les travaux immobiliers et les activités relevant du secteur de la viande.

Il s'agit de l'enregistrement de :

  • quiconque exécute des travaux immobiliers sur un lieu de travail dont le montant total est égal ou supérieur à un montant seuil spécifique et
  • quiconque exécute des activités liées aux préparations de viandes ou aux produits à base de viandes ainsi qu'à l'abattage ou à la découpe d'ongulés, de volailles et de lapins dans des établissements soumis à la reconnaissance (agréments, autorisations et enregistrements) préalable délivrée par l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA).

Le système comporte plusieurs canaux parallèles : un service en ligne (desktop et mobile), un gateway et un service web. Il est lié à la Déclaration de travaux.

Checkinatwork s’adresse tant aux employeurs qu’aux travailleurs étrangers :

  • Il vous permet  en tant qu’employeur ou donneur d’ordre relevant des secteurs des travaux immobiliers ou de la viande, de déclarer les personnes présentes sur certains lieux de travail. Le système enregistre qui est présent à quel endroit à quel moment.
  • Il procure aussi un moyen d'enregistrement aux travailleurs ou sous-traitants indépendants étrangers. Ils doivent s’assurer de l’enregistrement de leur présence sur le lieu de travail.  Par ailleurs, ils peuvent s’annoncer dans le système avant d’arriver sur le lieu de travail.

L’enregistrement des présences est obligatoire :

  • pour quiconque exécute des activités immobilières sur les lieux où sont exécutés des travaux immobiliers dont le montant total hors TVA correspond à un montant seuil spécifique :
    Les travaux ont débuté... Montant seuil
    Dans la période du 01/04/2014 jusqu’au 29/02/2016 inclus 800.000 euros
    Après 29/02/2016 500.000 euros
    Vous devez enregistrer les présences dès que ce montant est atteint, que ce soit au début des travaux ou durant ceux-ci.
  • pour quiconque exécute des activités liées aux préparations de viandes ou aux produits à base de viandes ainsi qu'à l'abattage ou la découpe d'ongulés, de volailles et de lapins dans des établissements soumis à la reconnaissance (agréments, autorisations et enregistrements) préalable délivrée par l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA).

La responsabilité de l’enregistrement repose tant sur la personne qui envoie quelqu’un au travail que sur la personne qui exécute le travail. Elles doivent déterminer entre elles  qui se charge de l’enregistrement et peuvent vérifier l’une comme l’autre si l’enregistrement a été effectué.

Via l'un des canaux disponibles, le travailleur ou indépendant étranger peut :

  • s’enregistrer lui-même en scannant le code QR apposé sur son formulaire Limosa L1 au moyen d’un lecteur de codes QR (l’accès sécurisé au portail de la sécurité sociale belge n’est pas nécessaire dans ce cas),
  • se faire enregistrer par un représentant d'une entreprise belge, un collègue ou un chef d'équipe disposant d'un accès sécurisé au service en ligne Checkinatwork,
  • se faire enregistrer par un représentant d'une entreprise belge, un collègue ou un chef d'équipe en faisant scanner le code QR apposé sur son formulaire Limosa L1 au moyen d’un lecteur de codes QR,
  • se faire enregistrer par une entreprise étrangère qui dispose d’un accès sécurisé au service en ligne Checkinatwork.

En tant qu'entrepreneur étranger, vous pouvez vous-même enregistrer les présences en scannant les codes QR des documents Limosa L1 via le service en ligne mobile. Vous n'avez pas besoin d'un accès sécurisé au portail de la sécurité sociale belge pour cela.

Pour utiliser le service en ligne Checkinatwork et enregistrer, consulter et annuler des présences, complétez le formulaire de demande pour obtenir un accès sécurisé au portail de la sécurité sociale belge.

Pour remplir le formulaire, vous avez besoin d’un :

  • numéro d'entreprise belge (numéro BCE) ;
  • Gestionnaire d'accès principal de votre entreprise. Celui-ci a besoin d'un numéro de registre national belge ou d'un numéro bis.

Si vous ne disposez pas de ces numéros d'identification, le formulaire vous renverra aux services en ligne (Déclaration de travaux et Limosa) vous permettant de les obtenir.

Dans les deux semaines qui suivent votre demande, vous recevrez les accès pour le Gestionnaire d'accès principal par la poste.

L’enregistrement doit se faire avant que la personne qui exécute des travaux ne travaille.
La présence du travailleur ou du sous-traitant indépendant doit être enregistrée quotidiennement ou avant chaque jour de travail.

Plus d'infos à propos de Checkinatwork ? Regardez le film d'animation

L’enregistrement est très flexible. Il existe quatre canaux différents que vous pouvez alterner à votre guise. Vous pouvez choisir entre une déclaration sur place et une déclaration à distance.

Pour permettre l’enregistrement, le travailleur étranger doit toujours être muni de sa preuve de déclaration Limosa (Document L1). Pour faire enregistrer sa présence, il suffit de scanner le code QR présent sur le document L1.

Attention :

Pour pouvoir utiliser un service en ligne sécurisé, vous devez être enregistré sur le portail de la sécurité sociale belge.

Le service en ligne via desktop

Le service en ligne Checkinatwork offre les fonctionnalités suivantes :

  • la saisie manuelle de données,
  • la saisie via l’assistant qui se sert de données de différentes banques de données,
  • la consultation des enregistrements de présence que vous avez effectués et ceux effectués sur les lieux de travail qui vous concernent.

Via la saisie manuelle, vous enregistrez n’importe quel travailleur ou sous-traitant :

  • personnel existant ;
  • nouveaux travailleurs ;
  • travailleurs étrangers ;
  • indépendants.

L’assistant du service en ligne est spécialement conçu pour faciliter l’enregistrement en masse. Il vous permet :

  • de recueillir et de réutiliser des données issues des banques de données de Dimona et de la Déclaration de travaux ;
  • d’enregistrer simultanément plusieurs travailleurs ;
  • d’enregistrer des travailleurs pour plusieurs jours ;
  • d’enregistrer les travailleurs de vos sous-traitants sur base d’enregistrements existants.

Pour l’utiliser, il vous faut :

  • un PC,
  • une connexion internet et
  • un accès sécurisé à ce portail.

Le service en ligne mobile

La version mobile du service en ligne possède toutes les fonctions de la version desktop :

  • saisie manuelle,
  • assistant et
  • utilisation de codes QR de la déclaration Limosa et impression d’affiches pour apposer sur le lieu de travail.

Pour l’utiliser, il vous faut :

  • un smartphone,
  • une connexion internet et
  • un accès sécurisé à ce portail.

Vous êtes sous-traitant indépendant ? Pour pouvoir utiliser le service en ligne mobile, vous devez d’abord demander un nom d’utilisateur et un mot de passe à l'aide de votre e-ID et d'un lecteur de carte.

Regardez le film d'animation concernant le service en ligne mobile Checkinatwork 

Le gateway

Pour pouvoir mettre en place un gateway, le gestionnaire local doit vous donner accès au « Checkinatwork Gateway » via le service en ligne Gestion d’accès.

L’enregistrement se fait sur le lieu de travail, le gateway faisant office de port d’accès. L’entrepreneur qui a déclaré les travaux, ou la direction de la construction, initialise le gateway avec ses nom d’utilisateur et mot de passe et met un ordinateur à disposition permettant aux travailleurs ou aux sous-traitants indépendants de s’identifier.

Cette identification peut être réalisée avec :

  • l eID,
  • le numéro de registre national ou
  • le numéro Limosa.

Pour l’utiliser, il vous faut :

  • un ordinateur sur le lieu de travail,
  • un lecteur de carte eID et
  • une connexion internet.

Accédez au gateway.

Regardez le film d'animation concernant le gateway de Checkinatwork.

Regardez un court reportage sur l'utilisation du gateway.

Le service web

Votre système existant communique avec le service web pour enregistrer la présence sur les lieux de travail. Vous pouvez l’intégrer à votre système de planification, track-and-trace ou système d’enregistrement. Adressez-vous à votre fournisseur de software pour installer le service web.

Avec ce service web, vous enregistrez et annulez des présences sur le lieu de travail.

Il vous faut :

  • votre propre système d’enregistrement et
  • un développement logiciel pour établir une liaison avec la banque de données de Checkinatwork.

Pour pouvoir utiliser le service web, suivez les étapes suivantes :

Regardez le film d'animation concernant le service web Checkinatwork.

Regardez un court reportage sur l'utilisation du service web.

Informations techniques

Attention :

L’ONSS souhaite souligner qu’il n’octroie pas de certification aux solutions de votre fournisseur de services, même si elles fonctionnent avec les webservices que l’ONSS met à disposition. Il n’appartient pas à l’ONSS de le faire.

Nous attirons également votre attention sur le fait que le recours à une solution /software géré par un fournisseur ne vous exonère pas des responsabilités découlant de l'application de la Loi.

Quelles données sont enregistrées ?

Checkinatwork est un service sécurisé qui rassemble des données issues de différentes banques de données. L’enregistrement des présences relie les données suivantes, qui sont déjà connues de la sécurité sociale :

  1. L’identification d’une personne physique :
    • son numéro de registre national ou
    • le numéro Limosa L1 pour un individu qui n’est pas assujetti à la sécurité sociale belge.
  2. L’identification d’entreprises ou d’indépendants via leur numéro d'entreprise.
  3. Le lieu des travaux via le numéro de lieu de travail issu de la Déclaration de travaux.
  4. La date d'enregistrement : le(s) jour(s) où la personne concernée sera présente sur le lieu de travail.